一、关于大学生档案的基本说明
学生在校期间的档案称为学籍档案，一旦从高校毕业，持《报到证》到就业单位或人才服务机构报到起，学籍档案才成为真正意义上的人事档案。人事档案是证明一个人身份、学历、资历最基本、最可靠的依据。
档案材料主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
人事档案与个人利益息息相关，不可轻怠。毕业生找到工作后，如没有持《报到证》到档案托管单位办理档案调转手续，将影响今后转正定级、职称评定、工龄及退休金的计算；且报考公务员，进入国有企业、事业单位工作，及开具出国、考研等有关证明，都要用到档案。
有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障等优惠政策，如办理社会保险、失业保险等。全日制普通高校毕业生，在工作满一年即见习期满一年时，通过办理转正定级手续之后可获得干部身份。
二、我校毕业生档案的转递说明
毕业生档案转递需学生档案归档完全才可转递，一般需学生毕业当年7月初才能将所有材料归档完全。
升学毕业生需上交调档函，然后由我校按调档函注明的档案接收地址发机密文件至升学学校。
非升学毕业生档案由学校通过发机密文件的形式按学生本人《报到证》所示地址转发；学生档案由人事部门签收后一般一月左右才能查询并接受学生办理报到手续。
机密文件转递安全但较慢，查询期限为一年，自寄递日期算起；不能以机密形式转递的档案由学校单独转递。
《报到证》也称“派遣证”，全称为：全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书。毕业生中（含结业生）除了升学学生都有报到证，一式两联，其中蓝色联由学院发给学生本人，白色联装入本人档案。
《报到证》左侧页有报到单位名称，档案邮寄接收单位以此为准。如显示为两行，档案发至第一行所示单位，即人事部门，第二行一般为学生具体就业单位，此类情况说明该单位不能接收人事档案，因此学生需持《报到证》到第一行所示单位去报到。
未就业且未办理人事代理学生的《报到证》显示单位名称为该生生源所在地人事部门，此类学生也需到所示人事部门（一般为该人事部门下设的人才中心）报到，且必须办理人事代理后才能将本人档案转为人事档案。
三、毕业生需重视个人档案
近年，我校部分学生毕业后对档案置之不理，造成档案下落不明，或因未办理报到手续造成档案“休眠”，弃之不理；个别学生以为档案邮寄到即可而未办理相应手续，或为节省费而不办理人事档案代理，导致社会保险缴纳年限断档等问题发生，对个人的工作和生活等产生相当影响。